Para que el tutor pueda desempeñar las funciones que el proceso de la tutoría le requiere es indispensable que, entre diferentes condiciones que deben satisfacerse, emplee diversas técnicas e instrumentos para conocer y comprender las características de los alumnos, su desempeño a lo largo del proceso académico, y sus resultados en la institución educativa.
Entre las técnicas más utilizadas en los sistemas o programas de tutoría se encuentran el cuestionario y la entrevista y la observación (individual y grupal).
Mediante el cuestionario, el tutor adquiere información esencial de los antecedentes escolares del alumno, de su experiencia académica en la institución y de sus expectativas académicas, así como de la situación del alumno al concluir el ciclo de tutoría. El manejo de este instrumento puede estar previsto por el centro educativo para que el tutor cuente con herramientas institucionales, o bien el propio tutor puede diseñar cuestionarios especiales para explorar características particulares de sus alumnos.
La entrevista también es un instrumento esencial en los sistemas de tutoría; es básica para interactuar con los alumnos durante este proceso. Ésta puede elaborarse en diferentes formatos: individual o colectiva, y puede ser semiestructurada o abierta según convenga a los propósitos planteados.
Por último, se encuentra la observación. Se trata de un procedimiento para analizar por medio de una percepción deliberada, una realidad interpretando y captando su significado por medio de un registro objetivo, sistemático y específico de la conducta observada, para que tras una adecuada codificación y análisis de datos, nos proporcione unos resultados válidos de lo que observamos.
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